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民泊で必要な住宅宿泊者名簿の行政への提出方法とは?

民泊を行うためには住宅宿泊事業者という、行政への民泊届け出を行う必要があります。そして各民泊ホストは偶数月(2、4、6、8、10、12月)に2ヶ月間で宿泊した人の宿泊者名簿をインターネット上で行政に提出します。とはいえ、そのようなシステムを使ったことのない素人ホストにとって、どのように提出すれば良いのか迷うことが多いと思います。

今回は、提出する宿泊者名簿の内容や書き方、そして提出方法をお伝えします。

1. 住宅者宿泊者名簿の備付け

旅館業、民泊、特区民泊など様々な形の民泊がありますが、どのタイプの民泊を開始したとしても、宿泊日、宿泊者の氏名、住所、職業等を記載した宿泊者名簿を作成する必要があります。

(宿泊者名簿の備付け等)

第八条 住宅宿泊事業者は、国土交通省令・厚生労働省令で定めるところにより届出住宅その他の国土交通省令・厚生労働省令で定める場所に宿泊者名簿を備え、 これに宿泊者の氏名、住所、職業その他の国土交通省令・厚生労働省令で定める事項を記載し、都道府県知事の要求があったときは、これを提出しなければならない。

2 宿泊者は、住宅宿泊事業者から請求があったときは、前項の国土交通省令・厚生労働省令で定める事項を告げなければならない。

2. どのように宿泊者名簿を提出するのか?

2-1.宿泊者名簿は民泊ポータルサイトから提出

毎回のゲストのチェックインで取得する宿泊者名簿ですが、これらは全てExcelにまとめてデータで行政に提出します。

行政へ提出する際には「民泊制度ポータルサイト」という民泊ホスト専用のサイトを使用します。

ここで「民泊制度運営システム」と書かれている右上の黄色のボタンをクリックしてください。これが民泊ホスト専用のサイトになります。

ちなみに新規会員登録のページはこちらです。

2-2.宿泊者名簿の提出方法は?

さて民泊ホストとしての登録が終わり、いよいよ2ヶ月に1度の宿泊者名簿の提出の必要性が出てきました。

一度会員登録をすれば次からは通常通りログインしてください。ログインすると下のようなページが出てくると思います。

この画面上に「事業実績アップロード」という赤の枠で囲ってある項目がありますので、こちらから提出用の資料をアップロードします。

提出する際にはExcelではなく、Excelからエクスポートしたcsvファイルにて2ヶ月分まとめて提出する必要があります。

個別ではないので、気をつけてくださいね。

3. 宿泊者名簿は2種類ある?!

3-1.住宅宿泊者名簿としてゲストからもらう情報

実は「宿泊者名簿」と一口に言っても2種類あります。

一つ目がそもそもゲストから直接もらう情報です。ゲストがチェックインする際にGoogleフォームや弊社であればタブレット端末にて入力してもらいます。

下の表の右側に「民泊運営システム入力方法」という欄がありますが、実はExcelなどを使わなくても先ほど紹介した民泊ホスト専用サイトにも入力フォームがあるため、そこから直接入力してもらうのも良いです。(ただ利便性が非常に悪いですが…)

その際に法律でゲストからもらう情報が決まっており、その情報は以下の通りです。

No. 項目 内容 「民泊制度運営システム」入力方法
1 宿泊開始日 宿泊開始日。 選択入力。
2 開始時刻 宿泊開始日における宿泊開始時刻。 選択入力。
3 宿泊終了日 宿泊終了日。 選択入力。
4 終了時刻 宿泊終了日における宿泊終了時刻。 選択入力。
5 宿泊日数 宿泊期間(各宿泊日は12:00を起点に24 時間を一日とカウント)。 宿泊開始日と宿泊終了日を入力すると自動で計算されます。
6 種別 宿泊者の種別(代表者または同行者)。 選択入力(宿泊者が1名の場合、「代表者」を選択し、宿泊者が2名以上の場合は1名を「代表者」、その他は「同行者」を選択)。
7 グループ識別 当該宿泊日におけるグループ(代表者と同行者の組合せ)の識別。 選択入力。
8 宿泊者氏名 宿泊者の氏名。 手入力。
9 住所 宿泊者の住所。 手入力。
10 職業 宿泊者の職業。 選択入力。
11 国籍 宿泊者の国籍。 選択入力(国籍が選択肢にない場合は「その他」を選択し、右側の入力フィールドに国籍を手入力)。
12 旅券番号 宿泊者の旅券番号(国籍が日本以外の場合、入力が必要)。

上記記載事項の他にも、1人ずつゲストの本人確認も必要です。対面や、ICT(ビデオ通話など)を活用した方法も可能です。ICTを活用した方法は、対面と同等の手段として一定の要件を満たす必要があり、宿泊先に備え付けられたテレビ電話やタブレット端末等を通して、宿泊者の顔と旅券番号を確認することができる鮮明な画像である必要があります。

詳しい本人確認の方法についてはこちらをご覧ください。

この住宅宿泊者名簿は作成してから3年間保存し、都道府県知事から要求があった場合、速やかに提出できるようにしておく必要があります。

ですから、電子データで作成・保管し、いつでも紙で出力可能な状態にしておくようにしましょう。

3-2.行政に提出する宿泊者名簿とは?

先ほどお話しした宿泊者名簿をそのまま行政に提出できるのかといえばそうではありません。

行政に提出するためにはいくつか情報を削ったり、順序を入れ替えたりして、行政のソフトウェアの基準に合わせる必要があります。ですから、先ほどの住宅宿泊者名簿をそのままデータ化するのではないと覚えておいてください。

提出が必要な情報は以下の通りです。

No. 項目 内容 具体例
1 届出番号 届出番号。 M011234567
2 報告対象期間 報告対象期間。 2018_4-5
3 宿泊日数 宿泊日数。 3
4 宿泊者数 宿泊者数。 4
5 延べ人数 延べ人数。 10
6 国籍 宿泊者の国籍毎の人数(以下の国籍毎の当該報告対象期間の宿泊者数)。

日本、韓国、台湾、香港、中国、タイ、シンガポール、マレーシア、インドネシア、 フィリピン、ベトナム、インド、英国、ドイツ、フランス、イタリア、スペイン、 ロシア、米国、カナダ、オーストラリア、その他

2
7 宿泊日 当該宿泊日。 2018/4/6, 2018/4/7, 2018/4/8

該当期間(2ヶ月間)に宿泊の実績がない場合であっても報告は必要です。

1 行目は項目名、2 行目以降にデータが反映されます。イメージとしては、以下の通りです。

このデータは全てExcelですが、必ずCSVファイルに変換してからアップロードするようにしてください。

CSVファイルへの変換は「ファイル」→「エクスポート」→「CSVファイルに変換」という手順で可能です。

5. まとめ

いかがでしたか?

民泊ホストにならなければ分からない、宿泊者名簿の提出のやり方についてお話ししました。気をつけるべき点はゲストから必ず全ての情報をもらい、きちんと整理した上で情報の順番を間違えないようにしてCSVファイルに変換し、アップロードするということですね。

データの順番などは私でも間違えてしまうほど、間違えやすい部分ですので、特に気をつけるようにしてくださいね。